La recherche d’un emploi peut être une tâche ardue, notamment en raison de la quantité de communication effectuée entre les candidats et les recruteurs. Parmi ces communications, l’une des étapes primordiales est la rédaction et l’envoi d’un mail pour une confirmation d’entretien. Dans cet article, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour réussir cette étape sans encombre.
Pourquoi envoyer un mail pour confirmer un entretien ?
Tout d’abord, il convient de comprendre pourquoi il est nécessaire d’envoyer un tel mail. Répondre à l’invitation d’un recruteur par mail facilite non seulement le processus pour vous-même, mais également pour le recruteur qui saura alors si vous êtes toujours intéressé par leur offre d’emploi.
Montrer votre intérêt pour le poste proposé est essentiel dans le milieu professionnel et aide à développer une bonne relation avec le recruteur avant même l’entretien physique. De plus, cela démontre aussi votre capacité à mener une communication efficace, un atout considéré comme important par de nombreux employeurs.
Quand faut-il envoyer le mail de confirmation d’entretien ?
Il n’est pas rare de se demander quel serait le meilleur moment pour envoyer ce fameux mail. Bien que cela puisse varier en fonction des situations, il est généralement conseillé de donner suite à l’invitation du recruteur dans les 24 à 48 heures après réception. Un envoi trop tardif pourrait donner l’impression que vous n’accordez pas suffisamment d’importance au poste ou que vous rencontrez des problèmes d’organisation.
Les éléments clés à inclure dans le mail
Afin de rédiger un mail professionnel et cohérent, il est impératif d’y inclure certaines informations essentielles qui conforteront le recruteur dans sa décision de vous convoquer pour un entretien. Voici ces éléments clés à ne pas négliger :
L’objet du mail
Un objet explicite et succinct est nécessaire afin que le destinataire comprenne immédiatement la teneur de votre message sans avoir besoin de l’ouvrir. Par exemple : « Confirmation d’entretien – [Nom Prénom] – Poste de [intitulé du poste] ».
La formule d’appel
Lorsque vous connaissez le nom du recruteur qui vous a contacté, utilisez une formule d’appel personnalisée comme « Madame Dupont » ou « Monsieur Martin ». Si ce n’est pas le cas, il est préférable d’écrire « Cher(e) représentant(e) de l’entreprise [nom de l’entreprise] ».
La remerciement
Dès le début du mail, pensez à exprimer votre gratitude pour la proposition d’entretien. Une phrase simple comme « Je vous remercie de m’inviter à un entretien pour le poste de [intitulé du poste] » suffira.
La confirmation
Vient ensuite la partie principale du mail : votre disponibilité pour l’entretien. Confirmez clairement la date et l’heure en précisant que cela vous convient, par exemple : « Je suis disponible pour venir échanger avec vous le [date] à [heure] comme vous me l’avez proposé. » Si vous rencontrez des difficultés pour respecter l’horaire indiqué, proposez poliment une autre date et heure susceptibles de convenir aux deux parties.
La formule de politesse
Pour conclure votre mail, utilisez une formule de politesse adaptée telles que « Cordialement » ou « Bien cordialement » suivie de votre prénom et nom. Pensez également à ajouter vos coordonnées (adresse email et numéro de téléphone) et, si nécessaire, votre CV en pièce jointe.
Gardez à l’esprit la tonalité et la lisibilité
Il est crucial de bien soigner la rédaction du mail, aussi bien en termes de vocabulaire qu’en ce qui concerne sa mise en forme. Veillez à utiliser un ton approprié et professionnel, sans pour autant tomber dans la familiarité. En outre, privilégiez des phrases simples et courtes, ainsi que des paragraphes aérés, afin de rendre votre message plus agréable et facile à lire.
Au final, l’envoi d’un mail pour confirmer un entretien est une étape à ne pas prendre à la légère, puisqu’elle constitue le premier contact direct avec votre potentiel futur employeur. En suivant les conseils délivrés dans cet article, vous serez en mesure de rédiger et d’envoyer un mail réussi qui saura renforcer votre candidature auprès du recruteur.
